Erstattungen

Jede bezahlte Bestellung kann erstattet werden — voll oder teilweise — direkt aus dem Admin. PayPal- und Stripe-Bestellungen nutzen denselben Flow.

Erstattung aus dem Admin auslösen

1. Bestellung unter Admin → Bestellungen öffnen
2. Oben rechts auf Rückerstattung klicken
3. Auf der Refund-Seite ist das Betrag-Feld mit dem noch erstattbaren Betrag vorbelegt
4. Anpassen für eine Teil-Erstattung, oder lassen für eine volle Erstattung des Restes
5. Auf Erstattung durchführen klicken und bestätigen

Die Erstattung geht zurück an die ursprüngliche Zahlungsmethode des Käufers (Stripe oder PayPal). Sobald verarbeitet, bekommen Käufer und Du eine Mail mit der Stornorechnung im Anhang.

Voll- vs. Teil-Erstattung

	Volle Erstattung	Teil-Erstattung
Status	Erstattet	Teil-Erstattet
Tickets	Werden ungültig (scannt nicht an der Tür)	Bleiben gültig für das Event
Bestand	Wird wieder freigegeben (verkaufbar)	Bleibt belegt (der Käufer behält den Platz)
Stornorechnung	Eine pro Erstattungs-Vorgang	Eine pro Vorgang, aufaddierend

Eine Teil-Erstattung lässt die Bestellung in einem Zustand, in dem Du später weitere Teil-Erstattungen vornehmen kannst, bis der volle Betrag erstattet ist. Jeder Vorgang erzeugt seine eigene Stornorechnung — buchhalterisch korrekt, durchnummeriert, an die jeweilige Refund-Mail angehängt.

Erstattungs-Historie auf der Bestellseite

Die Bestelldetail-Seite zeigt eine Rückerstattungs-Historie-Card in der Sidebar, sobald irgendeine Erstattung stattgefunden hat. Sie listet:

• Bisher erstatteter Gesamtbetrag
• Noch erstattbarer Betrag (bei Teil-Erstattungen)
• Jeden einzelnen Erstattungs-Vorgang — Rechnungsnummer, Datum, Betrag

Der Status-Badge „Teil-Erstattet” oder „Erstattet” sitzt rechts neben dem Order-Items-Header, damit Du den Zustand auf einen Blick siehst.

Erstattung über den KI-Assistenten

Der In-App-KI-Assistent (Cmd+K) versteht Erstattungs-Anfragen. Probier:

• „Erstatte die Bestellung von [email protected]”
• „Erstatte 15 € von Bestellung ORD-2026-001234”

Der Assistent sucht die Bestellung, prüft den Betrag gegen den noch erstattbaren Rest und zeigt eine Bestätigungs-Karte im Chat mit Bestellübersicht und Button. Der Button führt zur Refund-Seite mit vorausgefülltem Betrag — Du klickst dort auf „Erstattung durchführen”, um das Geld tatsächlich zu senden.

Die KI bewegt nie selbst Geld. Der Bestätigungs-Schritt auf der Refund-Seite ist immer erforderlich.

PayPal-Erstattungen: Usetix synchronisieren

Wenn Du direkt aus Deinem PayPal-Business-Dashboard erstattest (oder ein Käufer einen PayPal-Dispute gewinnt), weiß Usetix nichts davon — es sei denn, Du sagst PayPal, uns zu benachrichtigen. Standardmäßig ist das nicht eingerichtet — Deine Usetix-Bestellung bleibt auf „bezahlt”, das Ticket im Bestand, keine Stornorechnung.

Webhook einzurichten dauert eine Minute und ist komplett Self-Service:

1. URL und Event-Liste aus Usetix holen

Geh zu Einstellungen → Zahlungen → PayPal. Unter den verbundenen Credentials siehst Du den Webhook-Bereich mit:

• Der Webhook-URL, die Du in PayPal eintragen musst
• Den zu abonnierenden Events: PAYMENT.CAPTURE.COMPLETED, PAYMENT.CAPTURE.DENIED, PAYMENT.CAPTURE.REFUNDED

2. Webhook in Deiner PayPal-App registrieren

Im PayPal Developer Dashboard öffnest Du Deine App, scrollst zu Sandbox / Live Webhooks, klickst Add Webhook und fügst URL plus Events ein.

PayPal gibt eine Webhook-ID zurück (beginnt typischerweise mit WH-).

3. Webhook-ID in Usetix einfügen

Zurück in Einstellungen → Zahlungen → PayPal → Webhook fügst Du die ID ins Eingabefeld ein und speicherst.

Das war’s. Ab jetzt:

• Eine Erstattung aus Deinem PayPal-Dashboard aktualisiert die Usetix-Bestellung auf erstattet (oder teil-erstattet, wenn Du nur einen Teil erstattet hast), gibt ggf. den Bestand frei, erzeugt die Stornorechnung und sendet Käufer- und Veranstalter-Mail
• Dispute-Events werden noch nicht aktiv verarbeitet, aber für spätere Sichtbarkeit geloggt

Wir prüfen die Signatur jedes eingehenden Webhooks gegen Deine registrierte Webhook-ID. Gefälschte Events werden mit 401 Unauthorized abgelehnt.

Stripe-Erstattungen: bereits synchron

Stripe-Webhooks sind für jeden Account standardmäßig aktiv. Erstattungen, die Du direkt aus dem Stripe-Dashboard machst (oder die durch einen Stripe-Dispute kommen), fließen automatisch zurück nach Usetix — dasselbe Status-, Bestand-, Rechnungs- und Mail-Verhalten wie bei einer Erstattung aus dem Admin.

Du musst für Stripe nichts konfigurieren.

Sonderfälle

• Erstattung einer teil-erstatteten Bestellung: funktioniert. Das Betrag-Feld clampt auf den verbleibenden Restbetrag, und Form, Fehlermeldung und KI-Tool zeigen alle dasselbe Limit.
• Idempotente Webhooks: Stripe wiederholt gelegentlich. Die Bestellung wird nicht doppelt verarbeitet — Duplikate werden über den kumulativen Erstattungsbetrag erkannt und übersprungen.
• PayPal-Teil-Erstattungen aus dem Dashboard: jeder Refund-Vorgang erzeugt seine eigene Stornorechnung. Der Status wird erst „erstattet”, wenn die kumulierten Erstattungen den Bestellwert erreichen.
• Account ohne Rechnung: selten (die meisten Accounts haben Rechnungen aktiviert), aber wenn eine Bestellung keine Kunden-Rechnung hat, funktionieren Erstattungen trotzdem — nur die Stornorechnungs-Erstellung wird übersprungen, und die Progressions-Berechnung bei Teil-Erstattungen fällt auf den Single-Event-Betrag zurück.

Siehe auch

• Webhooks — die ausgehenden Webhooks, die Usetix an Deine eigenen Systeme sendet (anderer Mechanismus als die eingehenden PayPal-Webhooks)
• Kauflimits — erstattete Bestellungen zählen nicht aufs Pro-Kunde-Limit, also gibt eine Erstattung das Kontingent des Käufers frei